HOE THUISKANTOREN ONTWERPEN?
​
Volgens COVID-19 is thuiswerken mogelijk, waardoor de meeste bedrijven besluiten om de helft van de tijd permanent thuis te werken. Thuiswerken werkt redelijk goed, maar de meesten van ons hebben ook ervaren dat het moeilijk is om je verbonden te voelen en het kan saai zijn om maandenlang de hele dag thuis te werken. Hoe zorg je ervoor dat je het maximale uit het thuiskantoor haalt?
ALGEMENE INTRODUCTIE
Er zijn drie grote aandachtsthema's als het gaat om hedendaagse werkplekken: Zitten, stress en tevredenheid. De Triple S - CARE-methode leidt u door deze thema's en wijst u op hoe u het thuiskantoor kunt inrichten voor maximaal welzijn en tevredenheid.
S1: ZITTEN
​
Mensen met een reguliere kantoorbaan in Australië zaten ongeveer 11,3 uur per dag inclusief vrije tijd ( 2013 ). Als je vanuit huis werkt, mis je de bewegingen die je normaal zou maken om te pendelen, om op kantoor te gaan voor koffie, collega's en vergaderingen en om klanten of leveranciers elders te bezoeken. Alleen werknemers thuis een gewone bureaustoel geven, is niet voldoende om het lichaam in een gezonde conditie te houden op het thuiskantoor. Het doel van thuiswerken moet zijn om in minimaal drie verschillende houdingen te hebben gewerkt en je aan het eind van de dag enigszins fysiek uitgeput te voelen, waardoor je goed slaapt. Hoewel het mogelijk is om fysieke activiteit overdag te meten met een wearable, is er nog geen index die aangeeft hoeveel activiteit bureaustoelen veroorzaken als mensen er thuis vanuit werken.
Omdat er een gebrek is aan fysieke activiteit op het thuiskantoor, moet alles wat u kunt doen om mensen actief te houden, worden verstrekt. Als werkgever kunt u een productcatalogus aanleveren met actieve meubelstukken die beweging leveren voor actief zitten. Voor lichte activiteit kunnen opgeblazen kussens rugpijn verminderen. Actief meubilair zorgt ervoor dat de persoon tijdens het zitten in evenwicht blijft en is ontworpen om voldoende ondersteuning te bieden om zich op de computer te concentreren.
Maar zelfs actief meubilair is niet genoeg als mensen de hele dag thuis werken. Een lichaam mag niet langer dan 3 uur in dezelfde houding blijven. Het thuiskantoor moet zo zijn ontworpen dat het ten minste 3 verschillende houdingen en bewegingsintensiteiten mogelijk maakt:
​
Videogesprekken kunnen worden gevoerd vanaf een bureau op een loopband of u kunt de laptop op een roterend apparaat zetten waardoor u in cirkels loopt.
Bellen met een wandeling buiten in het park bij voorkeur (ook stressverlagend)
​
Routinetaken zoals het verwerken van e-mails van actieve meubels met grote bewegingen (meubels met een komvormige bodem zoals de Buoy-stoel) of vanuit een onconventionele houding: liggen of een videogesprek voeren vanaf een leunend bureau
​
Nieuwe uitdagende taken kunnen worden gedaan vanuit actief meubilair met meer stabiliteit, zoals het Macaron actieve kussen of de Moonraker-stoel of sta-bureau
​
Naast de fysieke balie aan huis kan een werkgever werknemers ook stimuleren om te gaan wandelen door het verstrekken van vouchers om te sporten of buitenshuis te lunchen, bijvoorbeeld in een lunchroom in het park op loopafstand van iemands huis.
S2: STRESS
bewustzijn van stress met sensoren en slimme horloges
​
persoonlijke budgetten verstrekken voor het huren of gebruiken van stille ruimtes in de directe omgeving van de woning
​
minimaliseer videogesprekken en digitale communicatie
​
Op het thuiskantoor zijn er andere stressoren dan op het werk. Je privéleven is thuis vermengd, te maken hebben met kinderen, huisdieren maar ook onderhoud aan huis en buren kan een serieuze oorzaak van stress zijn. Vooral laagbetaalde werknemers en starters kunnen de nadelen van thuiswerken ondervinden, aangezien ze een lager inkomen hebben, minder in staat zijn om een huis met een tuin te kiezen en weinig lawaai van de straat. Ze wonen eerder in een ruimte die niet groot genoeg is voor een echt thuiskantoor. Werknemers zonder voldoende inkomen om een tweekamerappartement te huren of te kopen, kunnen worden aangevuld met vouchers. Als werkgever zou je kunnen faciliteren door een maandelijks budget te voorzien voor medewerkers om gebruik te kunnen maken van een co-working space, een drankje te nuttigen in een café, bibliotheek of een kamer te huren voor een paar uurtjes dichtbij voor het geval men thuis wordt afgeleid. .
​
Wat ook moet worden overwogen, is het soort taken dat u vanuit huis doet. Op het thuiskantoor is het waarschijnlijker dat u vaker moet communiceren via videogesprekken, telefoon of e-mail in vergelijking met werken vanuit kantoor. Wanneer je werk voornamelijk bestaat uit het gebruik van digitale communicatiemiddelen, heb je twee keer zoveel kans om gestrest te raken ( TNO, 2018 ). Thuiswerken moet streven naar zo min mogelijk videobellen en digitale communicatie. Deze vergaderingen kunnen beter worden bewaard voor de dagen dat mensen vanuit kantoor werken.
Een ander interessant feit is dat mensen veerkrachtiger worden tegen stress wanneer ze zich bewust zijn van hun stress. Het gebruik van slimme horloges of andere stressmeters kan inzicht geven in de mate waarin werkzaamheden stress bij u veroorzaken. Het kan zijn dat u stress voelt, maar niet bewust bent om te merken dat uw mond droog wordt. Wanneer u uw stressniveaus begint te meten, helpt dit bij het opmerken van de lichamelijke signalen. Met aandacht voor je ademhaling kun je binnen een paar minuten weer in een normale gemoedstoestand komen. Deze oefeningen maken het mogelijk om te voorkomen dat je te lang gestresst blijft.
Er zijn twee autonome zenuwstelsels (ANS): het sympathische zenuwstelsel en het parasympathische zenuwstelsel. Dit autonome zenuwstelsel is verantwoordelijk voor de stofwisseling en houdt alle organen actief. Wanneer je je in een normale situatie bevindt, ben je in een staat van rust en vertering. Het parasympathische zenuwstelsel heeft dan de controle. Wanneer je je in een spannende situatie bevindt, ben je in een staat van vechten of vluchten. Het lichaam moet kunnen rennen of zichzelf kunnen verdedigen om zichzelf in leven te houden. Dit ervaren wij als stress. Het sympathische zenuwstelsel geeft een andere prioriteit aan de energie en zorgt ervoor dat de organen die nodig zijn om te rennen of te vechten actief zijn in plaats van het metabolisme. Als we te lang gestrest zijn, kan het zijn dat het parasympathische zenuwstelsel moeite heeft om de controle over het lichaam terug te krijgen, waardoor we in een constante staat van stress blijven en niet in staat zijn om ervan te herstellen. Wanneer dit gebeurt, zijn we opgebrand.
De twee zenuwstelsels zijn merkbaar door te kijken naar de hartslagvariatie. Als je kijkt naar de tijd dat een persoon teruggaat van een vecht- of vluchtmodus naar een rust- of verteringsmodus, kun je bepalen in hoeverre iemand in staat is om met stress om te gaan. Met Institute for Applied Motions werken we aan een apparaat om feedback te geven op stress door gebruik te maken van een slim kussen. Het doel is om de werkzaamheden gedurende de dag te optimaliseren door persoonlijke feedback te geven op basis van stress.
S3: TEVREDENHEID
​
Zorg voor maximale autonomie met leiderschap en managementstijl: verminder alle sensaties van gecontroleerd worden op het thuiskantoor
​
De reden dat de meeste medewerkers deels graag thuiswerken, is omdat je thuis meer autonomie hebt. Thuis regel je je eigen workflow. U kunt beslissen wat u aantrekt, wat u drinkt, wanneer u pauzeert, om te werken vanuit de keuken, het balkon, de tuin, het park of een café. Je bent ook in staat om je emoties vrij te uiten. Thuiswerken is een paar dagen per week complementair aan het hoofdkantoor als het gaat om het vergroten van de tevredenheid.
C: COMPETENTIE
​
​
Om tevreden te zijn, moet je ook 'competentie' voelen op het thuiskantoor. Dit is een element dat thuis moeilijk aan te vullen is. Iemand voelt zich competent als iemand wordt gevraagd om advies te geven, kennis te delen of leiding te geven. Dit gebeurt natuurlijker in een sociale omgeving. Het kan op het thuiskantoor worden geleverd door een persoon taken te laten uitvoeren die verband houden met persoonlijke competenties. Op kantoor wordt gemakkelijker 'competentie' geleverd, waardoor het kantoor ook complementair is aan het thuiskantoor.
EEN: AUTONOMIE
​
Het thuiskantoor is ideaal om autonomie te ervaren. Als u wilt dat werknemers profiteren van de natuurlijke aanwezigheid van meer autonomie op het thuiskantoor, moet een werkgever zorgen voor een managementcultuur op basis van vertrouwen. Als een persoon zich gecontroleerd voelt op het thuiskantoor, is het element van autonomie verdwenen, waardoor werknemers ontevreden zijn ondanks het feit dat ze gedeeltelijk vanuit huis werken.
R: GERELATEERDHEID
​
Wanneer je vanuit huis werkt, is het moeilijker om met collega's, leveranciers en klanten om te gaan. Maar je hebt wel de mogelijkheid om in je privéleven met mensen om te gaan, zoals je familie of huisgenoten. Als het gaat om thuiswerken en verbondenheid: je moet je als werkgever realiseren dat er een enorm verschil is in hoe mensen verbondenheid ervaren tijdens het thuiswerken als ze samen of alleen wonen.
​
Wees je er als bedrijf van bewust dat het onderhouden van de verbondenheid met het privéleven door mensen thuis te laten werken ook bijdraagt aan de medewerkerstevredenheid. Bijvoorbeeld door flexibel om te gaan met werktijden: teamleden kunnen rekening houden met tijdstippen waarop collega's hun kinderen naar school willen brengen en staan open om 's middags enkele werkuren in te ruilen voor werken na het eten.
E: VERRIJKING
​
​
Milieuverrijking in een privéomgeving is vaak waar mensen al mee besluiten zich te omringen. Als mensen gevoelig zijn voor het mooi maken van hun huis, zullen ze natuurlijk planten, bloemen, sporttoestellen, kunstwerken kiezen en voor zichzelf een thuisomgeving creëren die aan hun biologische behoeften voldoet. Als werkgever kun je iemand stimuleren om het thuiskantoor te verrijken door producten te leveren die voldoen aan een van de vijf voorlichtingsroutes . Denk aan sportaccessoires, actieve meubelen, geuren, bloemen, planten, akoestische elementen, bioverlichting en gezonde maaltijdabonnementen. Ook nieuwheid en complexiteit horen bij verrijking. Werknemers soms verrassen met een nieuw artefact voor het thuiskantoor kan een verrijkend effect hebben.
